オンライン秘書として大切にしていること

秘書の役割

こんにちは！オンライン秘書和花（のどか）です。

”秘書”と聞くとどんなイメージがありますか？

と思われがちです。

「秘書って何するの？」と聞かれることも多いのですが

実際は、地味なお仕事が多く。縁の下の力持ちタイプです（笑）

この記事では、私が考えるオンライン秘書の役割と大事にしていることについてご紹介します！

大事！コミュニケーション力

華やかなイメージを持たれやすい秘書というお仕事ですが、地味なお仕事が多いです。

• メール対応
• スケジュール調整・管理
• 宿泊・交通手配
• 資料作成サポート　etc…

上司のフォローができてこそなので、上司によっては結構ハードではないかなと思います。

何より秘書は、業務が効率よくスムーズに進むようサポートする役割を担っているので

日常業務を行うとともに

コミュニケーションを取り必要に応じて柔軟に対応する事が大切だと感じています。

ただコミュニケーション力と言ってもたくさんのタスクを持っている方は

会議と会議の間の2,3分の間に確認するということも多く、長々と話をする時間はありません。

端的に要点を得た会話をすることが重要です。

優先順位と整理整頓された環境作り

お仕事だけに関わらず、試験勉強したり、家事をするとき優先順位をつける方が多いと思います。

私の失敗談として、着任してすぐの頃、右も左も分からないまま業務が始まり

業務の優先順位がわからず、どんどん積み上げられる仕事が消化できないことがありました。

心配した学外の秘書さんがアドバイスをくださって難を逃れたのですが

仕事を順番にこなすだけでは効率が悪いため

優先順位を付けることの重要性を感じました。

それ以降は、重要度、納期、依頼者の役職やを考慮した上で優先順位をつけ

整理整頓された環境を作り、早くタスクをこなす事ができるようになりました。　

秘書＝上司の顔

他にも秘書として意識していることや大事なことはありますが

今回は、この3つをご紹介させていただきました。

私が秘書になりたての時に取引先のお偉い方から

「秘書さんは、その先生の顔になるから頑張ってね」と言われ

とにかく上司が恥をかかないように上司の趣味趣向を鑑みて業務遂行してきた結果

「1言えば100してくれる」

「和花さんがサポートしてくれるお陰で仕事が捗る、ありがとう」

と言っていただけるようになり

私にとって「秘書＝天職」になりました。

効率よく仕事をしたい方、ご相談ください

最近は、AIやチャットGTPなどで効率的に資料作成などがサポートしてくれる世の中になりましたが

「なかなか効率的に業務が回らない」「細かい作業が苦手」などのお悩みがある方

上司の趣味趣向を鑑みてきめ細やかな対応をし、会社全体が業務が円滑に回るように配慮できる

オンライン秘書にお仕事のお悩みを相談してみませんか？